KATAMEDIA, SAMARINDA – Upaya memperkuat kualitas tata kelola arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dipastikan akan menjadi fokus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim pada tahun mendatang.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Indah Kurnia, menegaskan bahwa pengawasan kearsipan yang baik mustahil tercapai bila sebuah perangkat daerah tidak memiliki sumber daya manusia (SDM) khusus yang menangani arsip.
Indah menjelaskan, hingga saat ini masih terdapat 14 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang belum memiliki arsiparis.
Kondisi itu membuat pekerjaan kearsipan kerap dilakukan secara sambilan oleh pegawai lain yang tidak memiliki kompetensi khusus.
“Yang namanya pekerjaan itu harus ada personelnya. Kalau tidak ada arsiparisnya, ya tidak jelas siapa yang mengerjakan. Akhirnya ya ‘nyambi-nyambi’. Kalau sempat dikerjakan, ya dikerjakan. Kalau tidak, ya tertunda,” ujarnya dalam kegiatan pembinaan kearsipan.
Indah menyebut, kondisi tersebut perlu segera diselesaikan karena berpengaruh langsung pada nilai pengawasan kearsipan di setiap perangkat daerah.
Karenanya, DPK Kaltim mendorong pemenuhan formasi arsiparis melalui mekanisme perpindahan jabatan, mengingat rekrutmen aparatur baru sudah lama tidak dibuka.
“Kalau kita menunggu CPNS, itu sudah lama tidak ada. Terakhir tahun 2019 untuk Pemprov Kaltim. PPPK arsiparis pun terakhir dibuka tahun 2024, dan di 2025 tidak ada lagi,” jelasnya.
Karena itu, para Kasubag Umum diminta mulai memetakan pegawai yang memiliki potensi untuk dialihkan menjadi arsiparis pada tahun depan.
Menurut Indah, setiap perangkat daerah sebenarnya memiliki formasi arsiparis, dengan rata-rata kebutuhan lima orang, tergantung volume arsip yang dikelola. Beberapa OPD besar seperti BPKAD dan rumah sakit bahkan memerlukan hingga sembilan arsiparis.
Namun tidak semua pegawai dapat langsung dialihkan. Ada sejumlah persyaratan yang harus dipenuhi seseorang untuk dapat diangkat menjadi arsiparis.
“Calon arsiparis harus pernah melaksanakan kegiatan kearsipan, minimal sudah dua tahun mendalami pekerjaan arsip, usianya tidak lebih dari 52 tahun, dan nilai SKP dua tahun terakhir harus baik,” terangnya.
Selain itu, pegawai yang ingin beralih jabatan wajib melaporkan bukti pekerjaan di bidang kearsipan sebagai dasar penilaian kompetensi.
Indah menegaskan bahwa profesi arsiparis bukan sekadar jabatan administratif, melainkan berperan besar dalam ketertiban tata kelola pemerintahan dan akuntabilitas publik.
Dengan dorongan ini, DPK Kaltim menargetkan agar seluruh perangkat daerah dapat memiliki arsiparis pada tahun mendatang.
Indah optimistis pemenuhan formasi dapat dilakukan sepanjang perangkat daerah aktif melakukan perencanaan dan pembinaan internal.
“Kami ingin tahun depan semua OPD sudah punya arsiparis. Karena tanpa SDM yang tepat, pengelolaan arsip tidak mungkin berjalan optimal,” tambahnya.
Langkah ini disebut sejalan dengan komitmen Pemprov Kaltim untuk memperbaiki tata kelola pemerintahan dan meningkatkan kualitas pengawasan, terutama di era digital yang menuntut ketertiban dokumentasi (Fr/ADV/Diskominfo Kaltim).
