KATAMEDIA, SAMARINDA – Upaya penataan kearsipan di Kalimantan Timur dipastikan akan semakin diperkuat pada tahun mendatang.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak lagi bisa dianggap pekerjaan tambahan, melainkan tugas profesional yang membutuhkan SDM khusus.
Kabid Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim, Dewi Susanti, menyampaikan bahwa arsiparis memiliki peran strategis dalam menjaga tertib administrasi pemerintahan.
“Tugas arsiparis berbeda dengan bendahara atau staf lainnya. Arsiparis harus memastikan semua unit kerja tertib mengelola arsip keuangan, arsip aset, arsip kepegawaian, hingga arsip teknis lainnya,” ujarnya.
Dewi menegaskan, tanpa klasifikasi tenaga arsip yang jelas, tertib tata kelola dokumen sulit diwujudkan di setiap OPD.
Ia menjelaskan bahwa seluruh perangkat daerah wajib mengacu pada Peraturan Gubernur Kaltim Nomor 9 Tahun 2024 yang mengatur retensi arsip. Retensi ini menentukan masa simpan arsip berdasarkan nilai gunanya.
Arsip yang masih digunakan disebut arsip aktif—misalnya dokumen tahun 2024 dan 2025—sementara arsip tahun 2023 ke bawah umumnya sudah masuk kategori arsip dinamis inaktif.
Setelah memasuki masa inaktif, setiap arsip harus ditentukan nasib akhirnya: apakah diusulkan musnah atau dipermanenkan.
Dokumen yang termasuk kategori permanen, seperti arsip pengangkatan pejabat, sertifikat, serta arsip akademik, wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi di Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang.
“Kalau arsipnya usul musnah, OPD tidak perlu khawatir terjadi penumpukan dokumen. Pemusnahan dilakukan setelah divalidasi lembaga kearsipan provinsi dan disetujui ANRI,” jelasnya.
Adapun arsip operasional seperti dokumen keuangan dan aset memiliki retensi maksimal 10 tahun sebelum diusulkan untuk dimusnahkan.
Dewi juga menyinggung nilai sejarah yang terkandung dalam arsip. Ia mencontohkan penemuan prasasti peninggalan Hindu tertua yang diketahui dari jejak arsip. Begitu pula sejarah pemerintahan di Kaltim, mulai dari Gubernur pertama, APT Pranoto, hingga Gubernur saat ini, H. Rudi Mas’ud.
“Semua bukti kepemimpinan itu tercatat dalam arsip: SK pelantikan, kebijakan, program, dan jejak pembangunan. Arsip memastikan sejarah itu tidak hilang,” ujarnya.
Menurut Dewi, pelestarian arsip juga menjadi bagian yang sangat penting. Lembaga Kearsipan Provinsi memiliki bidang khusus untuk restorasi dokumen yang mengalami kerusakan.
Ia menyampaikan bahwa ada metode khusus untuk merawat fisik arsip, termasuk proses fumigasi, yang ia ibaratkan sebagai “imunisasi” bagi arsip agar terlindung dari jamur, serangga, hingga ancaman bencana.
“Peranan arsip sangat besar karena semua anggaran, program, dan kegiatan pemerintah berbicara melalui arsip. Ini rekam jejak yang harus dijaga dengan hati-hati,” tegas Dewi.
Penguatan SDM arsiparis pun disebut menjadi prioritas, karena merekalah garda terdepan dalam memastikan setiap dokumen pemerintahan tetap terkelola, terselamatkan, dan dapat menjadi referensi sejarah di masa depan (Fr/ADV/Diskominfo Kaltim).
