KATAMEDIA, SAMARINDA – Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur diproyeksikan meningkatkan serius pembenahan tata kelola kearsipan pada 2026, seiring masih rendahnya jumlah arsiparis dibandingkan kebutuhan riil di perangkat daerah.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim menegaskan bahwa keberadaan arsiparis profesional akan menjadi kunci bagi tertib administrasi, penguatan akuntabilitas, dan efisiensi layanan publik di masa mendatang.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Indah Kurnia, menjelaskan bahwa sampai saat ini baru 64 arsiparis yang mengisi formasi di seluruh perangkat daerah, baik dari unsur PNS maupun PPPK.
Padahal, kebutuhan formasi arsiparis yang ditetapkan Pemprov Kaltim mencapai 284 orang.
“Rasionya masih jauh dari ideal. Dari 47 perangkat daerah, banyak yang tidak memiliki arsiparis sama sekali. Masih ada sekitar 220 kursi yang kosong, dan itu menunjukkan betapa besar kebutuhan SDM profesional di bidang ini,” terangnya.
Indah menekankan bahwa arsiparis bukan sekadar jabatan administratif, melainkan profesi kompetensial yang semakin vital.
Seiring penataan birokrasi dan peralihan sebagian besar jabatan struktural menuju fungsional sejak dua tahun terakhir, arsiparis menjadi salah satu posisi strategis dalam memastikan tertib arsip pemerintahan.
“Banyak yang baru mulai memahami bahwa arsiparis itu jabatan profesional dengan jenjang karier jelas dan insentif yang baik. Apalagi di pusat, eselon III pun sudah hampir hilang, menandakan bahwa jabatan fungsional menjadi tulang punggung birokrasi ke depan,” ungkapnya.
Karena itu, menurut Indah, kebutuhan akan arsiparis bukan hanya persoalan formasi, tetapi berbasis analisis jabatan dan volume arsip di tiap perangkat daerah.
Semakin besar aktivitas administrasi, semakin besar kebutuhan arsiparis. Untuk menjawab kekurangan SDM, DPK Kaltim menyiapkan program pembinaan terstruktur mulai 2026.
Program ini mencakup pendampingan menghadapi Uji Kompetensi (UKOM), pemantapan pengetahuan dasar kearsipan, dan asistensi bagi ASN yang ingin beralih jabatan.
“Kami ingin memastikan mereka benar-benar siap secara kompetensi, bukan sekadar ikut sertifikasi sebagai formalitas. Tahun lalu ada peserta UKOM yang hanya bermodal niat pindah jabatan, padahal profesi ini menuntut pengetahuan dan ketelitian tinggi,” jelas Indah.
Selain itu, DPK juga membuka ruang diskusi, konsultasi, dan pembinaan rutin untuk memperkuat pemahaman teknis, mulai dari penciptaan arsip, klasifikasi informasi, aksesibilitas, pemeliharaan media arsip, hingga penyusutan dan pemindahan ke record center.
Indah mengungkapkan bahwa hasil audit kearsipan setiap tahun menunjukkan hubungan kuat antara jumlah arsiparis dan kualitas pengelolaan arsip di perangkat daerah.
OPD dengan lebih dari satu arsiparis, seperti BPKAD, hampir selalu meraih nilai tertinggi.
“Sebaliknya, ketika satu arsiparis justru merangkap tugas lain seperti keuangan atau pengelolaan barang, kearsipannya pasti terabaikan. Karena itu fokus dan kompetensi profesional sangat menentukan,” tegasnya.
Ke depan, Pemprov Kaltim menargetkan seluruh perangkat daerah memiliki pengelola arsip yang memadai dan kompeten agar tata kelola pemerintahan semakin tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.
Terbukanya ratusan formasi, tentu angin segar bagi ASN untuk menjadi arsiparis profesional masih sangat besar (Fr/ADV/Diskominfo Kaltim).
